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Nous avons vu comment ranger son intérieur mais une fois qu’on a mis de côté toute notre paperasserie, comment gérer cet amas informe.

Nous vous donnons des pistes pour gérer au mieux votre administration.

Rassemblez tous les papiers à trier

Regrouper tous les papiers à classer dans un seul grand carton. Faites le tour de toute la maison pour ne rien oublier.
Tout ce qui n’est pas de l’administratif, les cartes postales, les lettres d’amour, vont à part dans une boîte souvenir.

Faites une liste exhaustive des papiers à garder

> Téléchargez le calendrier des papiers à garder

On trie !

Votre liste est faite, votre carton trône sur la table du salon, mais vous n’arrivez toujours pas à vous y mettre ?

Commencer par trier les papiers déjà à peu près rangés dans vos classeurs ou chemises. Cela vous paraîtra moins fastidieux.
Soyez sans pitié : Ne regardez que la date et jetez un maximum au recyclage (en cas d’informations confidentielles, déchirez les entêtes). Vous allez libérer de la place et enclencher une dynamique positive.
Après cette mise en jambes, attaquez le carton.

Mettez de côté les papiers qui appellent une action de votre part (réponses, paiement…) pour ne pas les oublier.

Une organisation simple

  • un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d’embauche, attestation de bourse,…),
  • un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (notes, électricité, gaz, téléphone, impôts…).

Utilisez soit un classeur avec catégorie ou des trieurs avec le même principe.

La dématérialisation

Pour stopper le flux de courrier, passez à la dématérialisation. Au fur et à mesure que vous jetez vos factures et autres documents, notez vos numéros clients, contacts et mots de passe. Puis, contactez tous les services administratifs, pour demander à recevoir vos documents par mail ou dans votre espace en ligne.

Dans la même idée, mettez un “stop pub” sur votre boîte aux lettres.

Instaurez une routine

Maintenant que le tri est fait, hors de question de revenir en arrière. Posez trois bannettes sur votre bureau ou dans votre entrée :

  • une pour le courrier à traiter
  • une pour le courrier à garder provisoirement
  • une pour le courrier à garder définitivement

Chaque jour, ouvrez votre courrier et déposez-le dans ces bannettes. Cela ne vous prendra que 5 minutes.
Puis, une fois par semaine, astreignez-vous 😉 traiter vos papiers. Rangez les documents à garder dans vos classeurs.

On se sent déjà mieux non ?


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